regolamento sale
Estratto dal regolamento approvato con D.G.32/2008 del 22.02.2008
CITTA' DI CARPI
BIBLIOTECA MULTIMEDIALE "ARTURO LORIA"
MODALITA' PER L' UTILIZZO E LA CONCESSIONE IN USO
DELL'AUDITORIUM E DELL'AULA DIDATTICA
Art.1 Oggetto e Definizione degli spazi
Il presente documento definisce le modalità, i criteri, gli obiettivi e i tempi di utilizzo e di concessione
In uso dei seguenti spazi all'interno della Biblioteca multimediale "Arturo Loria" (in seguito citata per brevità come Biblioteca), denominati nel modo seguente:
1. Auditorium
2. Aula didattica
Art.2 Finalità degli spazi
1. L' uso dell'Auditorium di cui all'art. 1 punto 1 è consentito per le seguenti attività:
a. in via prioritaria per iniziative di carattere culturale, artistico, didattico ed educativo di interesse pubblico e generale, aperte alla cittadinanza, finalizzate all'informazione e divulgazione dei saperi, promosse da associazioni, enti e privati che ne facciano richiesta, ad esempio: conferenze, seminari, lezioni, letture ed attività culturali e divulgative purchè compatibili con la sala o che non comportino modifiche all'arredamento e alle strutture della Sala stessa, proiezioni cinematografiche su pellicola o videoproiezioni su supporti digitali, spettacoli teatrali e concerti musicali con l'esclusione di manifestazioni che richiedano allestimenti e scenografie complessi che comportino modifiche all'arredamento e alle strutture della Sala;
b. in subordine, per manifestazioni o attività che prevedano forma di pagamento da parte dei partecipanti che possano comunque considerarsi finalizzate al raggiungimento di obiettivi non di interesse commerciale a scopo di lucro;
c. sono esclusi utilizzi a fini personali, di propaganda politica o elettorale, attività sportive, ricevimenti, somministrazione di cibi e bevande, e quant'altro risulti dannoso alla struttura e non consono al contesto culturale della Biblioteca;
d. le attività organizzate dall'Amministrazione comunale hanno il diritto di precedenza su eventuali richieste di altri soggetti;
2. L'uso dell'Aula didattica di cui all 'art. 1, punto 2, è riservato per lo svolgimento di incontri, laboratori, corsi e altre attività promosse dalla Biblioteca e dagli Istituti Culturali del Comune di Carpi nonché dall'Unione Terre d'Argine. L'uso a soggetti terzi può essere concesso per iniziative e corsi di carattere didattico, educativo e culturale alle condizioni previste dal presente Regolamento. Per le attività che prevedono forme di pagamento da parte dei partecipanti l'utilizzo sarà concesso previa valutazione delle valenze didattiche e culturali delle iniziative proposte e in ogni caso non saranno autorizzate attività con scopi commerciali e a fini di lucro.
A titolo esemplificativo si riportano le attività consentite:
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Auditorium |
Attività/eventi consentiti - conferenze/convegni - rappresentazioni teatrali - concerti con amplificazione nei limiti imposti dalla sala - proiezioni cinematografiche - danza - sfilate - esposizioni/installazioni
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Aula didattica |
Attività/eventi consentiti - corsi/seminari - laboratori - riunioni - videoproiezioni |
Art. 3 Criteri di assegnazione
1. L'Auditorium di cui al'art. 1 punto 1, ospita in via prioritaria le attività programmate e promosse dalla Biblioteca, dall'Assessorato alle Politiche culturali, da altri uffici e servizi del Comune. Per iniziative ed attività programmate dai diversi uffici e servizi del Comune, i dirigenti e i responsabili dei Servizi presentano, anche via e-mail, istanza scritta, verificando con la Biblioteca la disponibilità dei locali:
2. L'Auditorium viene concesso in uso ad associazioni, società o privati che ne facciano richiesta scritta e motivata da presentare al Direttore della Biblioteca.
La concessione degli spazi segue l'ordine cronologico di presentazione delle richieste;
3. La Biblioteca tiene aggiornato il calendario di utilizzo degli spazi e provvede a istruire le richieste pervenute in tempo utile verificando la disponibilità dello spazio, del personale per l'effettuazione del servizio di apertura, chiusura e sorveglianza dei locali e predisponendo gli atti per l'applicazione delle tariffe previste dalla apposita Delibera di Giunta;
4. La Biblioteca si riserva la facoltà di revocare o modificare il calendario delle iniziative già autorizzate qualora sopravvengano esigenze straordinarie per lo svolgimento di attività dell'Amministrazione comunale;
Art. 4 Modalità di richiesta ed autorizzazione Auditorium e Aula didattica
1.La richiesta di utilizzo dell'Auditorium e dell'Aula didattica deve essere indirizzata al Comune di Carpi utilizzando l'apposito modulo (corredato di schede tecniche sui due spazi) scaricabile dalla rete civica del Comune di Carpi e dal sito della Biblioteca, nonché disponibile presso l'Assessorato alle Politiche culturali e Qui città.
2.I termini di presentazione delle domande sono, per entrambi gli spazi, di almeno 30 giorni prima della data in cui dovrà svolgersi l'iniziativa proposta.
3.La richiesta deve specificare quanto segue:
data di inizio e termine iniziativa, durata oraria dell'evento, eventuali esigenze tecniche e tempistiche di allestimento anche precedenti o successive all'iniziativa, in particolare prove, accordature, montaggi e smontaggi particolari, verifiche degli impianti;
4.Per le istanze che, oltre all'utilizzo degli spazi, richiedano anche il riconoscimento di patrocinio e/o benefici diretti ed indiretti, le domande dovranno essere indirizzate al Sindaco, il quale provederà direttamente a dare risposta scritta.
5.Nel caso in cui la domanda non possa essere accolta in quanto in quella data gli spazi risultassero già prenotati oppure per incongruità rispetto alle caratteristiche delle Sale, la Direzione della Biblioteca provvederà a inoltrare risposta scritta entro 10 giorni dalla data di ricevimento (fa fede la data di ricevimento presso il Protocollo generale del Comune di Carpi);
6.L'Autorizzazione viene concessa, attenendosi alle disposizioni del presente Regolamento, dal Direttore della Biblioteca;
7.In caso di disdetta, gli organizzatori dovranno fare pervenire una comunicazione scritta non meno di 7 giorni prima della data prevista altrimenti verrà emessa la fatturazione prevista;
8.L'inosservanza del Regolamento da parte del concessionario comporta il diritto dell'Amministrazone comunale ad escluderlo da ogni successivo utilizzo dei locali. Per quanto non previsto dal presente Regolamento in ordine alla concessione in uso, valgono le disposizioni del Codice Civile;
Art. 5 Uso dei locali e delle attrezzature
1. L'accesso ai locali e la custodia sono di pertinenza del personale assegnato a tale funzione dalla Biblioteca;
3. In nessun caso potrà essere richiesto al personale assegnato per la custodia dalla Biblioteca di svolgere attività non espressamente previste nell'atto di autorizzazione, come fotoriproduzioni o collaborazioni a qualsiasi titolo;
4. Negli orari di apertura al pubblico della Biblioteca, le attività che si svolgono negli spazi autorizzati non devono in alcun modo arrecare disturbo o danno agli utenti impegnati nelle attività di studio e lettura;
5. Il concessionario si impegna sotto la sua personale responsabilità ad un utilizzo corretto degli spazi e dei beni in essi contenuti;
6. Per iniziative che richiedano l'uso di impianti ed attrezzature tecnologiche, il concessionario dovrà precisare nella domanda quantità e tipologia, provvedendo eventualmente, a propria cura e spese, ad integrare la dotazione già disponibile;
7. Le operazioni di allestimento, montaggio, prove e relativi smontaggi devono essere svolte a partire da un massimo di otto ore prima dell'orario fissato per l'inizio delle attività. Eventuali deroghe devono essere concordate con la Direzione della Biblioteca ed espresse nella lettera di autorizzazione;
8. Il concessionario deve impegnarsi a sgomberare con propri mezzi e personale lo spazio entro le sei ore successive al termine dell'iniziativa o, nel caso di attività serali, entro la mattina successiva, consegnando il locale nelle stesse condizioni in cui l'ha ricevuto. La concessione degli spazi ha la durata di quattro ore per ogni tipo di attività; eventuali deroghe per l'organizzazione di attività di maggiore durata dovranno essere concordate con la Direzione della Biblioteca ed espresse nella lettera di autorizzazione;
9. Custodia e personale tecnico Auditorium e Aula didattica
Durante tutto il periodo in cui l'Auditorium verrà utilizzato per allestimenti, prove e realizzazione delle attività, sarà presente un addetto della Biblioteca con compiti di custodia e di messa in funzione degli impianti elettrici, di amplificazione e di videoproiezione. Nel caso di utilizzo della cabina di regia per la proiezione di pellicole cinematografiche sarà a carico del concessionario il pagamento del proiezionista esterno.
L' addetto della Biblioteca sarà presente nell'Auditorium durante lo svolgimento delle iniziative, controllerà il completo deflusso del pubblico e provvederà alla chiusura della Sala stessa.
Inoltre l'addetto della Biblioteca ha il dovere di controllare che durante lo svolgimento dell'attività non vengano danneggiati mobili, arredi, strutture e strumentazioni dell'Auditorium;
Rispetto all'Aula didattica prima dell'inizio del corso il tecnico informatico della Biblioteca provvederà a verificare che tutte le attrezzature in dotazione dell'Aula siano perfettamente funzionanti e coadiuverà il Referente organizzativo per l'installazione di eventuali programmi.
Tale tecnico effettuerà controlli successivi per verificare eventuali malfunzionamenti o danneggiamenti.
Per l'utilizzo del videoproiettore e dello schermo, su precisa richiesta, verrà messo a disposizione un addetto della Biblioteca.
Tale addetto (che sarà posizionato al bancone dell'Atrio del secondo piano) potrà intervenire per ogni problema tecnico o di altro genere potesse insorgere.
10. Divieti per l'Auditorium
E' vietato:
- Utilizzare i locali della Biblioteca, anche se adiacenti all'Auditorium, come camerini o deposito attrezzature;
- Appoggiare o fissare attrezzature e materiali vari, anche di allestimento, alle pareti dell'Auditorium;
- Trascinare oggetti che possano rovinare o segnare il pavimento;
- Modificare la dotazione degli arredi (sedie, tavoli, impianto di amplificazione, tendaggi ecc.); ogni richiesta in tal senso dovrà essere presentata alla Direzione della Biblioteca che ha la facoltà di negare il permesso;
- Utilizzare nel corso degli allestimenti e durante le iniziative gas infiammabili, fiamme libere, bombole contenenti gas infiammabili e simili;
- Usare bombolette coloranti spray e simili sulla pannellatura o su altre superfici;
- Fumare durante l'allestimento e le attività;
- Amplificare il suono oltre il limite consentito dalle legge per codeste Sale e comunque non causare disturbo vista l'adiacenza dell'Auditorium alla Biblioteca e la vicinanza con civili abitazioni;
- Creare condizioni di pericolo per cose o persone. E' obbligatorio osservare ogni normativa in materia di prevenzione infortuni e incendi;
11. Divieti per Aula didattica
E' vietato:
- Utilizzare sale e uffici della Biblioteca adiacenti all'Aula didattica come spazi per ricovero attrezzature. Gli oggetti personali dei corsisti (borse, zaini ecc.) dovranno essere riposti negli appositi armadietti;
- Ingombrare le corsie laterali dell'Aula con arredi o oggetti, in quanto devono essere percorribili per motivi di sicurezza;
- Trascinare sul pavimento oggetti che lo possano rovinare o segnare;
- Modificare la dotazione di arredi dell'Aula;
- Fumare durante la preparazione del corso e il suo svolgimento
- Amplificare il suono o comunque arrecare disturbo vista l'adiacenza alle Sale di lettura della Biblioteca
- Creare condizioni di pericolo per cose o persone. E' obbligatorio osservare le normative in materia di prevenzione infortuni e incendi;
12. Responsabilità e risarcimento danni Auditoriume e Aula didattica
Ogni responsabilità diretta ed indiretta inerente all'attività svolta nell'Auditorium e nell'Aula didattica viene assunta dagli organizzatori e/o concessionari, con particolare riguardo agli obblighi in materia di diritti d'autore e verso la Siae, nonché in merito alle agibilità Enpals.
Il Comune rimarrà pertanto del tutto estraneo alle attività ed ai rapporti giuridici verso terzi che a qualunque titolo, anche di fatto, vengano posti in essere dagli organizzatori e/o concessionari.
Ogni danno arrecato alla Sala, anche semplicemente rilevato e contestato dall'addetto alla custodia, verrà addebitato agli organizzatori e/o concessionari che saranno tenuti a risarcire il Comune per il valore del danno arrecato;
Art. 6.Oneri e tariffe d'uso dei locali
1. La Biblioteca assicura il riscaldamento, l'illuminazione, la pulizia ordinaria dei locali e la custodia dell'edificio, escluso qualsiasi altro onere. Il concessionario si impegna a riconsegnare i locali a fine attività puliti e in ordine.
2. Le tariffe sono annualmente definite con apposita Delbera della Giunta Comunale
Art. 7 Riduzioni delle tariffe e uso gratuito
1. I locali sono concessi in uso gratuito per le attività organizzate dal Comune di Carpi o per quelle che configurano l'ente come partner in progetti condivisi e concertati con soggetti diversi;
2. Per le attività che hanno ottenuto il patrocinio del Comune può essere riconosciuta una riduzione delle tariffe d'uso.
Art. 8 Utilizzo del logo e dell'immagine della Biblioteca
1. La comunicazione pubblicitaria prodotta in qualsiasi forma dal concessionario degli spazi disciplinati dal presente Regolamento dovrà riportare la denominazione esatta delle sale che è la seguente:
- Auditorium della Biblioteca multimediale "Arturo Loria"
- Aula didattica della Bibloteca multimediale "Arturo Loria"
2. Non potrà essere sfruttato il nome o il logo istituzionale della Biblioteca a meno che non vi sia stata una formale concessione di patrocinio o collaborazione concordando in questo caso testi e immagini con la direzione della Biblioteca.
